Nei prossimi paragrafi e capitoli, inoltre lo studio delle diverse fasi del ciclo formativo avverrà non solo con un'ottica gestionale ma anche organizzativa. Cercheremo cioè di individuare e focalizzare per ciascuna fase i soggetti o "attori" che offrono il loro contributo all'attività formativa tentando inoltre di esplicitare la rete di relazioni che viene a configurarsi. Rete dove il ruolo del "regista" viene solitamente occupato dal c.d. education manager (o formatore).
Il processo di pianificazione della formazione trova le sue basi nella segnalazione di bisogni formativi. A tale segnalazione dovrà far seguito una analisi dei bisogni formativi allo scopo di pervenire ad una loro esatta definizione. Questa fase è di importanza strategica potendo una scorretta o disattenta analisi pregiudicare l'efficacia dell'azione formativa. Con la conseguenza di un duplice danno: economico, causa lo spreco di risorse e organizzativo, non venendo incontro l'azione formativa ai fabbisogni organizzativi riconducibili ai bisogni di formazione. La definizione degli obiettivi costituisce la seconda fase del processo pianificatorio. E' necessaria una lucida individuazione dei risultati che si intendono perseguire mediante l'intervento formativo in termini di modificazione della struttura della professionalità dei partecipanti. L'obiettivo svolgerà la funzione di un faro che orienterà il responsabile dell'azione di training nella predisposizione dei diversi elementi dell'azione addestrati va. Ovvero nella identificazione degli 'attori' della situazione formativa (docenti e partecipanti), nella scelta dei metodi didattici, e nella valutazione dei risultati.
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