- che tipo di personale è richiesto?
- che tipo di personale è disponibile?
- quale tipo di azione deve esser intrapreso?
- come deve essere intrapresa questa azione?
- chi intraprenderà questa azione ?
Rispondere ai suddetti quesiti implica due cose fondamentali: la prima è che la pianificazione del personale richiede un attento confronto fra la situazione reale e quella ideale per quanta concerne il personale e di conseguenza l'individuazione della via da seguire per colmare questa divario può essere piuttosto marcato, soprattutto se l'azienda conosce un periodo di sviluppo accelerata che le impone una dinamica organizzativa concitata.
La seconda è che la pianificazione del personale deve poggiare su una solida base costituita dalla strategia aziendale che l'azienda, o meglio, il vertice aziendale del quale il direttore del personale è parte integrante, ha formulato. Ciò però non esclude che nel momento della pianificazione strategica non venga affatto preso in considerazione potendo ben essa influenzare, nella duplice veste di opportunità e di vincolo, il processa di sviluppo dell'azienda.
Si è prima parlato di dinamica organizzativa. Con tale concetto si voleva sottolineare il rapporto che lega indissolubilmente la strategia aziendale con la struttura organizzativa. Sia in termini qualitativi che quantitativi. Incidendo quindi sui bisogni di professionalità e sulla dimensione quantitativa dell'organico.
Il primo passo della programmazione è del personale è la redazione dell'inventario delle risorse umane. Una sorta di fotografia del disponibile che con la dovuta dose di analiticità deve porre in risalto tutti gli aspetti, professionali e non, del personale in forza all'azienda. Questa fase essenzialmente conoscitiva consiste nella raccolta di tutte le informazioni ritenute necessarie il più delle volte frutto di elaborazioni di dati già disponibili, magari in una banca dati informatica fruibile con velocità e precisione. Bisogna pervenire ad un dettagliata conoscenza dei valori assunti dalle più importanti variabili in gioco attraverso l'approntamento di un adeguato Sistema Informativo del Personale. Ma la raccolta delle informazioni non è che il presupposto per l'operazione immediatamente successiva rappresentata dall'interpretazione delle informazioni.
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